「会議でちゃんと説明したのに、なぜか伝わってない…」
「みんなの理解がバラバラで、話し合いがまとまらない…」
「資料を見てもらっているのに、質問が止まらない…」
そんな経験、ありませんか？
実は、会議がうまくいくかどうかは「事前に用意する資料」でほとんど決まります。
どれだけいいアイデアがあっても、どれだけ熱意を持って話しても、
資料がわかりにくいと、その価値は正しく伝わらないんです。
でも安心してください。
ちょっとした工夫で、「伝わる資料」は誰でも作れます。
今回は、販売促進の現場でもよくある「会議が空回りする原因」をヒントに、
伝わる会議資料に共通する3つの条件をお伝えします！
まず大前提：「資料」は“話を聞く準備”の道具
そもそも、なぜ会議に資料が必要なのでしょう？
それは、**「話をスムーズに進めるための下準備」**だからです。
参加者全員が同じ方向を向いて話せるようにするために、資料はとても大切。
でも実際には、
・文字ばかりで読む気がしない資料
・「で、結局なにが言いたいの？」とモヤモヤする資料
・専門用語が多すぎて何を話してるかわからない資料
…こんな資料、たくさん見かけますよね。
そして、そんな資料に限って「質問が止まらない」会議になってしまうんです。
じゃあ、どうすれば「伝わる資料」になるのか？
ここからは、販促のプロが実践している「3つの条件」をご紹介します。
条件① 会議の目的が“ひと目で”わかる
最初に大事なのは、**「この会議って、なんのため？」**がすぐわかること。
たとえば、
「新商品のデザインを決める会議」なのか
「今期の広告費の使い道を確認する会議」なのか
目的が違えば、参加者の頭の中も違って当然。
だからこそ、資料の最初にはこう書いてください。
【この会議の目的】
「〇〇について、意見を出し合い、決定事項を明確にすること」
この一文があるだけで、会議がぐっと進みやすくなります。
そして、会議の中で話がブレそうになったときも、この一文が「軸」になってくれます。
条件② 誰が見ても“パッと理解できる”
会議資料って、「自分がわかってる前提」で作ってしまいがちです。
でも、それが落とし穴。
✔ 専門用語が多すぎる
✔ グラフに説明がない
✔ 結論が最後まで出てこない
こんな資料だと、「わかる人だけがわかる」状態になります。
じゃあ、どうすればいいか？
★「中学生でもわかるか？」を基準にする★
これ、めちゃくちゃ大事です。
たとえば、専門用語を使うなら必ず「補足」をつける。
数字の比較があるなら「つまり、こういう意味です」と簡単に説明する。
結論があるなら、最初に「結論から言うと〇〇です」と言い切る。
資料は「説明のサポート役」です。
伝わる資料は、「読んだだけで内容がわかる」ことが前提なんです。
条件③ 余白と図解で“読むストレスゼロ”に
最後のポイントは、**「見た目のわかりやすさ」**です。
実は、内容より先に“レイアウト”で離脱されることが多いんです。
ぎっしり文字が詰まっていたり、改行が少なくて読みづらかったり、
逆に真っ白すぎて何を見ればいいかわからなかったり…
そんな資料では、せっかく書いた内容も伝わりません。
おすすめは以下の3つ：
・1スライドに1メッセージ
・重要なキーワードは「太字」や「色つき」で目立たせる
・イラストや矢印、図解を入れて“流れ”を見せる
たとえば、売上推移を説明するなら「棒グラフ」や「折れ線グラフ」で見せる。
選択肢があるなら「表」で並べて比較する。
図で見せるだけで、パッと理解できて、質問も減ります。
資料は「視覚で伝える道具」。
見た瞬間に理解できるレイアウトを意識するだけで、会議の質がガラッと変わります。
実際にあった「伝わらない資料」→「伝わる資料」への変化
あるクライアントさんで、こんな事例がありました。
商品ラインナップを拡張する際の会議。
初回の資料は、文字ばかり＆用語も多くて、参加者からの質問が止まらず、時間が2倍に…。
そこで、次回からは
・冒頭に「この会議で決めること」を明記
・資料は3ページに絞り、図と写真を多用
・専門用語の横に一言解説をつける
この3つを実行したところ、参加者の理解がスムーズになり、
その後の打ち合わせが半分の時間で済むようになりました。
「資料を整えるだけで、こんなに変わるんですね！」と、担当者さんもビックリ。
これが、“伝わる資料”の力です。
まとめ｜資料を変えれば、会議は変わる
会議で「うまく伝わらない…」と悩んでいる人は、
資料の作り方を少しだけ変えてみてください。
もう一度、伝わる会議資料の3つの条件をおさらいします。
✅ 条件①：会議の目的を最初に書く
✅ 条件②：誰でもわかる言葉で書く
✅ 条件③：余白・図解で“読むストレス”をなくす
この3つを意識するだけで、あなたの資料は“伝える資料”に生まれ変わります。
そして、その資料は、
・理解のズレを防ぎ
・議論を深め
・会議時間のムダを減らし
・成果につながる行動を引き出してくれます。
「会議＝疲れるもの」から
「会議＝成果が出る場」へ。
その第一歩は、あなたの資料から始まります。
こんにちは、愛知県豊橋市を拠点として全国の中小企業の皆さんの、集客と販売促進のサポートを、デザイナーとコンサルタント両方の視点でサポートしている、販促工房の笹野です。