マチルダ・アジャンに学ぶ「バックオフィスの重要性」

こんにちは、愛知県豊橋市を拠点として全国の中小企業の皆さんの、集客と販売促進のサポートを、デザイナーとコンサルタント両方の視点でサポートしている、販促工房の笹野です。

いつも読んでいただき、ありがとうございます。

駆け出しのホームページ屋さん、いわゆるWEBデザイナーとして個人事業主になったばかりのあなた。
毎日、パソコンの前でデザインを作ったり、プログラミングのコードを書いたり、お客様と打ち合わせをしたりと、最前線で必死に戦っていますよね。それはものすごく真面目で、素晴らしいことです。

でも、ふと机の横や、パソコンのデスクトップ画面を見ると、そこには見たくもない光景が広がっていませんか？

未処理のまま山積みになった領収書。
まだ送っていない月末の請求書。
よくわからない税金の書類。
後回しにしている契約書の確認。

さらには、

パソコンのバックアップやセキュリティソフトの更新通知。

「あー、もう！私はホームページを作るクリエイターなんだから、こんな事務作業なんてやりたくない！確定申告なんて見たくもない！」

そうやって、面倒な裏方業務から現実逃避していませんか？（ドキッとした方、いませんか？）

マチルダ中尉に学ぶ、補給部隊のロジスティクス

そんな、事務作業や裏方業務を軽視してしまっているあなたに、今日ぜひ学んでほしい人物がいます。
それが、機動戦士ガンダムに登場する地球連邦軍の補給部隊指揮官、マチルダ・アジャン中尉です。

物語の中盤、アムロたちが乗る戦艦ホワイトベースは、度重なる激戦でボロボロになり、弾薬も食糧も尽きかけていました。
いくらガンダムが最強のモビルスーツでも、動かすためのエネルギーや弾薬がなければ、ただの巨大な鉄の塊です。
アムロの天才的な操縦技術も、弾がなければ全く意味がありません。

そこに、敵の攻撃をかいくぐり、命懸けで駆けつけてくれたのがマチルダ中尉でした。
彼女は新しい武器や修理部品、そして美味しい食糧をホワイトベースに届け、クルーたちの命を繋ぎました。
彼女のような「裏方の補給」があったからこそ、ホワイトベース隊は最前線で戦い続けることができたのです。

これこそが、ビジネスの世界でいうところの「バックオフィス（裏方業務）の重要性」です。

プレイヤー業務への偏重が会社を潰す

個人事業主になると、どうしても「プレイヤーとしての業務（ホームページを作ること）」ばかりに偏ってしまいます。
しかし、経理、法務、情報セキュリティといった裏方のインフラ構築こそが、事業の生命線なのです。

わかりやすい一例を出しましょう。

あなたが、ものすごく美味しいケーキを作る天才パティシエだったとします。

でも、小麦粉や砂糖の仕入れの計算を間違えて在庫を切らしたり、賞味期限の管理を怠って食中毒を出したり、お店の売上金を泥棒に盗まれたりしたらどうなるでしょうか。
いくらケーキが美味しくても、お店は一瞬で潰れてしまいます。

ホームページ制作も全く同じです。
どんなに素晴らしいデザインのサイトを作れても、

契約書を巻かずに後から「言った、言わない」の金銭トラブルになったり。
お客様の顧客データをパソコンのウイルス感染で流出させてしまったり。
請求書を出し忘れて、手元に現金が入ってこなかったり。

そんな裏方業務のミス一つで、あなたは一発で信用を失い、廃業に追い込まれます。
個人事業主である以上、あなたの会社を守る「マチルダ中尉（バックオフィス）」は、あなた自身が兼任するしかないのです。

廃業の最大の理由は、資金不足

ここで、少しシビアな数字のお話をします。
経済産業省のHPに掲載されている中小企業白書を確認すると、驚くべきデータがあります。

1年後には約30パーセントが廃業。 5年後には約60パーセントが廃業。 10年後には約80パーセントが廃業。

すごい数字ですよね。 10年後には、たったの2割しか残らないのです。
10人独立起業して、2人しか残っていないって想像すると、恐ろしい話ですよね。
夢いっぱいで独立開業したのに、なぜ、そんな事態になってしまうのでしょうか。

どんな会社であっても、廃業してしまう最大の理由とは、資金不足によるものが多いです。

なぜ、資金不足が起きるのか。

こちらの簡単な図式としては、売り上げから経費を引いた金額がマイナスになってしまった。
貯金もなかったので、お金が不足した。こんな感じです。

つまり、予定通り売り上げが作れなかった、予定以上に経費が増えてしまった、という訳ですね。
バックオフィス業務をサボり、今自分の会社にいくらお金があるのか、来月いくら支払いがあるのかを把握していないと、下手したら売り上げはあるんだけど資金がショートしてしまう、黒字倒産なんて可能性もあります。

開業したばかりの時は、潤沢な資金があるわけではないので、予定外の支出がかさなると支払えなくなり、廃業なんてこともありえますね。
毎月預貯金が減っていくのは恐ろしいほどのプレッシャーですよ。
だからこそ、固定費を下げることを考えるなど、日々の経理業務（補給線の維持）が絶対に必要不可欠なのです。

商品を売り込むよりも大事な事務手続き

実は、バックオフィス業務は「営業活動」にも直結しています。

あなたが営業する時、他社と同じ商品を販売している場合、お客様に好感を持たれなければ、お客様はあなたから商品を買おうとは思いません。では、どうすれば良いのでしょう。

商品を売り込むよりも大事な事があります。

重要なポイントは3つです。

①お客様に好感を持たれること
②商品の魅力ではなく、お客様への役立ちを重視すること
③相手優先で「好かれる話」をすること

お客様は、あなたの作るホームページのデザインだけでなく、あなたという「事業者としての信頼性」をシビアに見ています。

見積書や請求書が、期日通りにミスのない状態で送られてくるか。
秘密保持契約をしっかり結び、コンプライアンスを守ってくれるか。
メールの返信が早く、データ管理が徹底されているか。

こういった地味な裏方業務をきっちりこなすことで、「この人は安心して仕事を任せられる」と信頼され、結果的にお客様に好感を持たれるのです。

最も重要なのは、お客様からの好感です。
成功の鍵は、単なる取引以上の価値を提供することにあるのです。
製品やサービスの質はもちろん大切ですが、それを上回る価値が人間関係の構築にあります。
裏方業務を誠実にこなすアプローチは、顧客満足度を高め、長期的な顧客関係の構築に貢献します。

ZOOM交流会で見かける、いらっとする行為

さて、お客様との信頼関係を築くために、ZOOMセミナーや地域の異業種交流会に参加する機会もあるでしょう。

でも、ここでも注意が必要です。

もしかしたら見かけたことあるかもしれないですね。

いらっとする行為を見かけたら、それは反面教師になりますから、人のふり見て我がふり直せと言うことで、自分の行動再確認ですね。

どんな態度や行動なのかといいますと。
交流会の席で、自分の経理のズボラさや、情報管理の甘さを自慢げに話す人、いませんか。

「いやー、領収書がダンボール一箱分溜まっちゃってて、税理士さんに怒られちゃいましたよ」
「セキュリティソフトとか入れてないんですよね、面倒くさくてパスワードも全部同じにしてます」

これ、周りの経営者から見たら、ただの「いらっとする行為」です。
その交流会やお茶会の趣旨は、お互いのビジネスを知り、助け合う場所ですよね。
それを無視して、自分のズボラ自慢をガンガン話すのもどうかと思いますし、他の参加者を置き去りにして、違う話が展開するのも変な話です。

何より、それを聞いた人は「この人にホームページを発注したら、うちの顧客情報も漏洩しそうだな」とドン引きしてしまいます。
参加者全員がわかる話、参加者全員が聞いて得する話がいいですね。
本人は笑いを取りたくて気づかずやってるかと思いますが、知らないうちに嫌われ者になっていく可能性ありますから、皆さんも気をつけていきましょうね。