「今日もなんだか、バタバタして終わっちゃったな…」 「朝イチでやろうと思っていたあの作業、結局手付かずのまま夕方になっちゃった」 「毎日一生懸命働いているのに、なぜか仕事が前に進んでいない気がする」
パソコンの前で大きく伸びをしながら、ふと時計を見て、こんなふうにため息をついたこと、あなたはありませんか？
こんにちは、販売促進のプロとして活動しています、販促工房です。
日々、たくさんの個人事業主の方やフリーランスの方とお話しする機会があります。その中で、業種や経験年数を問わず、本当に多くの方から聞こえてくる共通の悩みがあります。
それが、「とにかく時間が足りない！」というお悩みなんです。
お話を伺っていると、皆さん本当に真面目で、お客様思いの方ばかりです。「お客様のために少しでも良いサービスを」「相手に喜んでもらいたい」という気持ちが強いからこそ、目の前の仕事に全力で向き合っています。
でも、その結果として、自分の作業時間や、事務処理の時間、あるいは新しい企画を考える時間がどんどん削られてしまっているんですよね。
「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と頭の中はいっぱいなのに、スケジュール帳に書いた予定はどんどん後ろ倒しになっていく。そして週末になると、「今週も予定通りにいかなかった…」と、ちょっとだけ自己嫌悪に陥ってしまう。
もし今、あなたがこの記事を読みながら、「あ、これ私のことだ！」と大きく頷いているのなら、どうか安心してください。あなたは決して一人ではありませんし、あなたの仕事が遅いわけでも、能力が足りないわけでもありません。
多くの個人事業主が「時間が足りない」と感じています。でも実は、本当に“時間がない”わけではないんです。根本的な原因は、“時間をどう使っているかを見直していない”という、ただそれだけのことだったりします。
今回のブログのテーマは、ズバリ「スケジュール帳の正しい使い方」です。
あなたが毎日使っているスケジュール帳に書いた「未来の予定」と、あなたが実際に動いた「実際の行動」。この2つの間にある「ズレ」にしっかりと注目して、仕事の効率をぐっと、しかも無理なく上げる方法をご紹介していきます。
小学校6年生でもわかるくらい、シンプルで具体的な方法ばかりを集めました。難しい専門用語や、気合いと根性で乗り切るような精神論は一切出てきません。
明日からの仕事が少しでもラクに、そして楽しくなるように。ぜひ最後まで、コーヒーでも飲みながらリラックスして読んでみてくださいね。
「時間の使い方」を変える3つの視点
「時間がないから、もっと早く起きよう！」 「もっと作業スピードを上げよう！」
時間のやりくりに悩んだ時、多くの人はこうやって「自分の頑張り」で解決しようとします。でも、ちょっと待ってください。それって、一時的にはできても、長くは続きませんよね。いずれ息切れしてしまいます。
本当に見直すべきなのは、あなたの「気合い」ではなく、「スケジュール帳との付き合い方」です。
スケジュール帳の使い方をほんの少し変えるだけで、魔法のように「自由に使える時間」が生まれることがあります。
ここからは、実際に日々のスケジュールのどこを見直せばいいのか、どうやって予定を立てればいいのかを、わかりやすい3つのポイントに分けてお話ししていきます。
重要なポイントは以下の3つです。
- 過去のスケジュール帳を「振り返って」使う
- 「ズレ」を直すより、「ズレる前提」で予定を立てる
- 「予定通り進んだ！」をちゃんと記録する
どれも、今日からすぐに始められることばかりです。一つずつ、具体的な事例や会話の例えを交えながら、じっくりと見ていきましょう。
① 過去のスケジュール帳を「振り返って」使う
まず1つ目のポイントです。 突然ですが、あなたに質問があります。
「スケジュール帳って、何のために使うものだと思いますか？」
おそらく、99%の人が「明日の打ち合わせの時間を忘れないため」とか、「来週の納期を書いておくため」といったように、「未来の予定を書くもの」と答えるのではないでしょうか。
もちろん、それもスケジュール帳の大切な役割の一つです。未来の予定を管理しなければ、仕事はおろか、日常生活も回らなくなってしまいますよね。
でも、本当に時間管理が上手な人、仕事の効率が良い人がやっている、スケジュール帳の“もう一つの使い方”があるんです。
それは何かというと、“過去の予定を振り返るための道具”として使うことです。
「え？ 終わった予定を振り返ってどうするの？」と思うかもしれません。ここが、時間の使い方が上手くなるかどうかの大きな分かれ道なんです。
たとえば、あなたがブログを書いているとしましょう。 スケジュール帳には、昨日の予定として「10:00〜11:00 ブログの資料作成と執筆（1時間）」と書いてありました。
さて、ここからが振り返りです。 実際のところ、そのブログ作成は本当に「1時間」で終わりましたか？
ちょっと、昨日の自分を思い出してみてください。
「よし、10時だ！ ブログを書くぞ！」 （カタカタカタ…） 「うーん、この言い回し、ちょっと違うな。調べ直そう」 （ネットサーフィン開始…） 「あ、ついでにこの記事に使う写真も探さなきゃ。無料素材サイトを見てみよう」 （写真選びで迷うこと15分…） 「ふぅ、やっと書けた！ えーっと、今何時だ？ ……うわ、12時過ぎてる！」
こんな経験、ありませんか？ 予定では「1時間」だったはずが、実際には「2時間」かかってしまいました。
この「1時間の予定」と「2時間という現実」。この間に生まれた『1時間の差（ズレ）』を、あなたは普段、見逃していませんか？
「ま、今回はちょっと写真選びに迷っちゃったから特別だよね。次は1時間でできるはず！」と、何の根拠もなくポジティブに捉えて、また次の日も「ブログ作成：1時間」とスケジュール帳に書いてしまう。
実はこれこそが、スケジュールが崩壊していく最大の原因なんです。
こういう小さな時間のズレが、1日の中で5回あったと想像してみてください。 1回あたり30分のズレだとしても、5回重なれば「2時間半」です。 朝立てた予定より、2時間半も遅れて仕事が進んでいくわけですから、「今日もバタバタして終わっちゃった」「やろうと思っていたことができなかった」となるのは、ある意味、当たり前のことですよね。
だからこそ、過去のスケジュール帳を振り返ることが重要になります。ズレてしまった原因を「記録」しておくのです。
「ブログ作成は、文章を書くのには40分だけど、写真選びにいつも20分かかっているな」
この事実（ズレの原因）に気づくことができれば、次に同じ作業をする時の「時間の見積もり」がグンと正確になります。
ある個人事業主の方の、わかりやすい一例をご紹介しましょう。
その方は、毎日ブログを書いて集客をしていました。 最初は「毎日ブログを30分でパパッと書くぞ！」と予定を立てていたそうです。でも、実際に時間を計りながら過去の行動を振り返ってみると、実は平均して「1時間10分」もかかっていたという事実に気づきました。
「なんだ、私はそもそも30分でブログなんて書けない人間だったんだ！」
そう気づいた彼女は、どうしたと思いますか？ 無理して30分で書こうとするのをやめて、スケジュール帳の予定を最初から「ブログ作成：60分（余裕を見て少し長め）」に修正したんです。
たったそれだけのことです。 でも、それだけで1日のスケジュールがピタッと整うようになり、「予定通りにいかない」という毎日のストレスが信じられないくらい減ったそうです。
自分の本当のスピードを知る。そのために、過去のスケジュール帳を開いて、「この予定、本当にこの時間で終わったかな？」と振り返ってみる。
これが、時間を味方につけるための第一歩です。
② 「ズレ」を直すより、「ズレる前提」で予定を立てる
続いて2つ目のポイントです。 先ほど、「予定と実際の行動にはズレが生じる」というお話をしました。
それを聞いたあなたは、もしかしたら「よし、じゃあ明日からは、1分の狂いもなく予定通りに動けるように、気合いを入れて頑張ろう！」と思ったかもしれません。
でも、ちょっと待ってください。 結論から言いますと、その頑張りは、おそらく長続きしません。
なぜなら、予定通りに進まないのが、仕事の「当たり前」だからです。むしろ、朝から晩まで、自分が立てた予定が1分の狂いもなくその通りに進む人なんて、世の中に存在しないのではないでしょうか。珍しいというレベルではなく、ほぼ不可能です。
なぜ予定はズレるのか？ それは、私たちの仕事が「自分一人で完結するもの」ばかりではないからです。
ここで、参考事例として少し視点を変えて、販売促進や営業の現場のお話をしましょう。
あなたが営業活動をする時や、お客様と打ち合わせをする時。他社と同じような商品やサービスを提供している場合、お客様に「あなたから買いたい」「あなたにお願いしたい」と思ってもらうためには、何が一番大切だと思いますか？
商品の機能でしょうか？ 価格の安さでしょうか？ もちろんそれらも大事ですが、それ以上に重要なポイントがあります。
それは、「お客様に好感を持たれること」、そして「相手優先で『好かれる話』をすること」です。
お客様は、ただ商品を買っているわけではありません。あなたという人間に信頼を置き、あなたとの関係性も含めてお金を払ってくれています。だからこそ、お客様の悩みを聞いたり、少し本題から逸れて世間話をしたりして、深い人間関係を構築していくことが、ビジネスを成長させる大きな土台になります。
さて、ここからがスケジュールのお話と繋がってきます。
あなたはスケジュール帳に「A様とZOOM打ち合わせ：13:00〜14:00（1時間）」と予定を書きました。
当日、ZOOMが繋がります。 「A様、こんにちは！ 最近急に寒くなりましたけど、体調崩されてないですか？」 「いやぁ、実はうちの犬が風邪をひいちゃって大変でしてね…」
こんな風に、お客様とのアイスブレイク（緊張をほぐすための雑談）が盛り上がったとします。 お客様は楽しそうにお話ししてくれていますし、あなたも「お客様との関係構築が大事だ」と分かっているから、丁寧に耳を傾けます。
その結果、どうなるでしょうか？ 14時に終わるはずだった打ち合わせは、14時半まで延びてしまいました。
さて、これは「悪いズレ」でしょうか？ 絶対に違いますよね。お客様に寄り添い、信頼関係を築くための、ビジネスにとって非常にプラスになる「素晴らしい時間の使い方」です。
でも、もしあなたが、14:00から息つく暇もなく次の予定をギチギチに入れてしまっていたらどうでしょう？
「あ、A様、大変申し訳ありません。私、14時から次の予定が詰まっておりまして…本日はこれで失礼します！」
せっかくお客様が心を開いて話してくれていたのに、途中で話を遮って、置き去りにしてしまうことになります。これはお客様に「私の話より次の予定の方が大事なんだな」というマイナスの印象を与えかねません。相手優先の姿勢が崩れてしまっていますよね。
こんな時、焦って無理やり話を終わらせるくらいなら、最初から「ズレる前提」で時間を確保しておけばいいんです。
「A様との打ち合わせは、本題は1時間だけど、最初のご挨拶や、終わった後の質問対応、雑談も含めて、余裕を持って1時間半（90分）確保しておこう」
スケジュール帳には、このように「打ち合わせ（1時間）＋余白（30分）」で予定を引いておくのです。
たった30分の「余白」を作るだけ。これだけで、後ろの予定がズレてパニックになるストレスを完全に避けられます。しかも、お客様とはゆったりとした気持ちで向き合えるので、好感度も信頼度もアップします。まさに一石二鳥ですよね。
ZOOMセミナーや交流会に参加する時も同じです。 「1時間で終わるから」と、終了直後に別の作業予定を入れていると、セミナー後にちょっと主催者に質問したくても、「時間がないから」と諦めてしまうことになります。
予定というものは、美味しいキャベツを育てるための“土壌づくり”によく似ています。
カチカチに固まった土（ギチギチに詰め込んだスケジュール）では、根が張れず、ちょっと環境が変化しただけでキャベツは枯れてしまいます。 でも、空気を含んだふかふかの土（余白を持たせたスケジュール）なら、急な雨（予期せぬトラブルや予定の延長）が降っても、しっかりと水を吸収して、力強く育つことができます。
予定をギチギチに詰め込むと、どこか1箇所が崩れた瞬間に、ドミノ倒しのように一気に1日のスケジュールが崩壊します。
だからこそ、“ズレを前提にして、あらかじめ余白を作っておくスケジュール”が最強なんです。これは決して「サボるための時間」ではありません。あなたがプロとして、心に余裕を持って高いパフォーマンスを発揮するための、とても前向きで大切な時間管理術なのです。
③ 「予定通り進んだ！」をちゃんと記録する
最後の3つ目のポイントです。 ここまで、「過去のズレを振り返る」「ズレる前提で余白を作る」というお話をしてきました。
「なるほど、ズレたことや失敗したことを記録して、次に活かせばいいんだな」と、真面目なあなたなら思ってくださったかもしれません。
もちろんそれも大正解です。でも、スケジュール帳の使い方は、反省会をするためだけのものじゃありません。もっと楽しくて、あなたのテンションを上げてくれる使い方があるんです。
それは、うまくいったこと、つまり「予定通り進んだ！」という成功体験をちゃんと記録することです。
個人事業主やフリーランスという働き方は、とても自由で魅力的ですが、一つだけ大きな弱点があります。 それは、「誰もあなたのことを褒めてくれない」ということです。
会社員時代なら、上司が「お、今回の資料作成、早かったね！ さすがだ！」と声をかけてくれたかもしれません。でも、一人で仕事をしていると、どれだけ手際よく仕事が終わっても、誰も拍手してくれませんよね。
だからこそ、自分で自分を褒める仕組みを作る必要があります。
たとえば、 「今日は集中して、予定通り30分でメールの返信が全部終わった！」 「見積書の作成、1時間確保してたけど、45分で完璧に完成できた！」
こういう“できた時間”や“うまくいった予定”を、スケジュール帳の隅っこや、その日の欄に赤ペンでグルグルッと花丸をつけて記録しておくんです。
「見積書作成 45分でクリア！ 私すごい！」と、一言メモを添えるのも良いですね。
これを記録しておくことには、2つの大きなメリットがあります。
1つ目は、シンプルに「自信になる」ということです。 「時間がない、今日もできなかった…」と落ち込みがちな毎日の中で、「ちゃんと予定通りにできた自分」を視覚的に確認できることは、心の大きな支えになります。モチベーションを維持するための特効薬です。
そして2つ目のメリット。実はこっちの方が、仕事の効率化には重要です。 それは、成功体験を記録し続けることで、「自分だけのゴールデンタイム」が見えてくるということです。
人間の脳や体は、1日の中で常に同じパフォーマンスを発揮できるわけではありません。
「なんか知らないけど、朝の10時から11時の間って、ブログの文章がスラスラ書けるんだよなぁ」 「お昼ご飯を食べた後の14時くらいは、頭を使う作業は全然進まないけど、領収書の整理みたいな単純作業ならサクサク終わるぞ」
成功した時間を記録していると、こういう「自分の得意な時間帯」と「作業の相性」のパターンに気づくことができます。
これに気づくことができれば、しめたものです。 この気づきを、次の予定を立てる時に活かすんです。
「頭を使う企画書の作成は、私が一番集中できる朝イチのゴールデンタイム（9:00〜10:30）にスケジュールしよう」 「お昼過ぎのちょっと眠くなる時間は、お客様のSNSに『いいね』を押したり、事務用品をネットで注文したりする時間にしよう」
このように、自分のバイオリズムに合わせて予定を組むだけで、作業の効率は劇的に上がります。無理に気合いを入れなくても、自然と仕事が進むようになるんです。
スケジュール帳は、ただ「未来の予定を忘れないためのメモ帳」ではありません。
過去を振り返り、余白を作り、そして自分の成功パターンを記録していく。そうすることで、スケジュール帳は「自分の時間の使い方を見える化し、自分専用の取扱説明書を作っていくノート」に進化します。
そこまでいけば、スケジュール帳はあなたを縛り付けるものではなく、あなたのビジネスを力強く後押ししてくれる「最強の味方」になっているはずです。
まとめ：スケジュール帳は“育てる”もの
いかがだったでしょうか？
「いつも時間が足りない」「毎日バタバタしている」と感じている人ほど、スケジュール帳を“未来のことだけを書くもの”だと思い込んで、ギチギチに予定を詰め込んでしまいがちです。
でも、今日お話しした3つのポイントを振り返ってみてください。
- 過去のスケジュール帳を「振り返って」使う （自分の本当の作業スピードを知り、ズレを記録する）
- 「ズレ」を直すより、「ズレる前提」で予定を立てる （お客様との大切な会話や、不測の事態に備えた「余白」を作る）
- 「予定通り進んだ！」をちゃんと記録する （成功体験を記録し、自分だけのゴールデンタイムを見つける）
これらのポイントに共通しているのは、スケジュール帳との関わり方です。
スケジュール帳は、買ってきたその日から完璧に使いこなせる魔法のアイテムではありません。手帳術の本を読んだからといって、いきなり時間が生まれるわけでもありません。
先ほどキャベツの例えを出しましたが、本当にその通りなんです。 美味しいキャベツは、農家さんが毎日畑に出て、土の状態を確認し、肥料をやり、雑草を抜きながら、じっくりと「良い土」を作っていくからこそ育ちます。
スケジュール帳も全く同じです。 【過去の振り返り】【スケジュールの余白】【成功体験の記録】を日々コツコツと書き込んでいくことで、あなたの仕事のペースや暮らしのスタイルにピッタリ合った「時間の使い方」が少しずつ見えてきます。
そうやって自分の時間の使い方を知り、予定を整えていくことで、まるで良い土壌から作物が育つように、あなたのビジネスの成果もぐんぐんと育っていくんです。
「予定がズレてしまった…」と落ち込む必要はありません。 時間の“ズレ”に気づくことは、あなたが自分の現状を正しく把握できた証拠であり、未来の“成長”のための大切なヒントになります。
「人のふり見て我がふり直せ」ということわざがありますが、時間管理においては「過去の自分のふり見て、明日の予定を直せ」ですね。
焦らなくて大丈夫です。今日から一気に全部を変えようとする必要もありません。
まずは明日の朝、あるいは今日の仕事終わりに、昨日のスケジュール帳を開いてみませんか？ そして、たった一つでいいので、 「この予定、本当にこの時間で済んだかな？」 と、自分に問いかけて見直してみてください。
そのほんの数分の振り返りが、あなたのバタバタした毎日を好転させ、心に余裕を持ってお客様と向き合えるようになるための、素晴らしい第一歩になりますよ。
あなたが笑顔で、自分のペースでビジネスを楽しめるようになることを、心から応援しています！
こんにちは、愛知県豊橋市を拠点として全国の中小企業の皆さんの、集客と販売促進のサポートを、デザイナーとコンサルタント両方の視点でサポートしている、販促工房の笹野です。