Zoomを使って講座や打ち合わせをしていると、
「開始時間になっても参加者が来ない…」
という経験、ありませんか？
僕もパソコン教室をオンラインで運営している中で、何度も遭遇しています。最初は「どうしよう…」と慌てましたが、今はもう大丈夫。ある3つの準備をしておけば、冷静にスマートに対応できるからです。
今回はその【3つの準備】を、実例も交えてわかりやすくご紹介します！
✅準備1：キャンセルルールを事前に伝える
まず最初にやっておきたいのが、「遅刻や無断欠席の扱い」を事前にメールで伝えておくことです。
たとえば、僕の教室では、Zoomの案内メールに以下の一文を添えています。
※開始時間から10分を過ぎてもご入室がない場合は、キャンセル扱いとさせていただきます。
たったこれだけですが、あるのとないのとでは大違い。
参加者も「遅れちゃまずいな」と意識するようになりますし、万が一来なかった時も、主催者が“悪者扱い”されることを防げます。
伝え方はカンタンでOK。ZoomのURLを送るメールやLINEに、ルールを一言添えておくだけです。
✅準備2：メールテンプレを用意しておく【3パターン】
参加者が来なかった時に、慌ててゼロから文章を打つのは大変です。
そこで、事前にテンプレートを3パターンほど用意しておくと、とても便利！
以下に、実際に使えるテンプレをご紹介します。
●パターン①：やさしくフォローする丁寧バージョン
件名：
【〇〇教室】Zoomセッションのご入室確認について
本文：
◯◯さま、こんにちは。
本日予定しておりましたZoomセッションですが、開始時間から10分が経過したため、一旦Zoomを閉じさせていただきました。
ご体調やご都合など、大丈夫でしたでしょうか？
またご希望があれば、振替日程のご案内も可能ですので、お気軽にご連絡ください。
それでは、またお話できるのを楽しみにしております。
●パターン②：ルール重視でビジネス寄りなバージョン
件名：
【Zoom講座】10分経過につきキャンセル対応となりました
本文：
◯◯さま
こんにちは。〇〇講座運営事務局です。
本日〇時より予定しておりましたZoomセッションについて、開始時間から10分以上経過しましたがご入室が確認できなかったため、事前のご案内通り「キャンセル扱い」とさせていただきました。
お手数ですが、再受講をご希望の場合は別途ご連絡をお願いいたします。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
●パターン③：次回参加を促すやさしいリマインド風
件名：
【ご連絡】本日のZoomセッションについて
本文：
◯◯さま、こんにちは。
本日はZoomセッションの予定でしたが、ご入室が確認できなかったため、今回はキャンセルとさせていただきました。
もしお忙しかったり、何かトラブルがあったようでしたら、次回の振替なども可能です。
またお時間のあるときにご連絡くださいね。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
このように、場面に応じて使い分けると便利です。
✔︎ 相手が初参加 → パターン①
✔︎ 講座や業務の一環 → パターン②
✔︎ リピーター・関係継続希望 → パターン③
テンプレを準備しておくだけで、気持ちにも時間にも余裕が生まれますよ。
✅準備3：事前リマインドと“来やすさ”の工夫
3つ目の準備は、そもそも「来ない」を減らす工夫です。
実際に僕がやっているのはこんな感じ。
● 開始前日に「明日〇時〜Zoomです」とリマインドメールを送る
● Zoomは10分前から開けておき、「早めにどうぞ」と伝える
● 初回参加の方にはLINEや電話番号も控えておく
● トラブル対応用に「Zoomに入れないときのマニュアル」を準備する
特に“Zoomに慣れてない人”ほど、うっかり忘れや接続トラブルが多いです。
だからこそ「事前フォロー」と「安心できる導線づくり」が大切です。
こういった細かい配慮が、主催者としての信頼にもつながります。
まとめ｜来ないトラブルは「準備」で減らせる
Zoom講座やオンラインセッションで、「参加者が来ない…」というのは主催者のあるある悩みです。
でも、今回ご紹介した3つの準備をしておけば、対応はぐっとラクになります。
✅ 事前にキャンセルルールを伝えておく
✅ 来なかったときのメールテンプレを用意しておく（3パターン）
✅ 来ないトラブルを防ぐ“事前リマインド”と導線づくり
Zoomでの運営は、対面とは違うストレスもありますが、準備さえ整っていればスマートに対応できます。
これからZoomを使ったサービスや講座を始めたい方は、ぜひ今回の内容を参考に、自分用の「トラブル対応マニュアル」を作ってみてくださいね！
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
こんにちは、愛知県豊橋市を拠点として全国の中小企業の皆さんの、集客と販売促進のサポートを、デザイナーとコンサルタント両方の視点でサポートしている、販促工房の笹野です。