「先日、見積もりをお願いしたのに…まだ返事がない…」
こんな経験、あなたにもありませんか？
小さな個人事業主としてお仕事をしていると、見積もりをお願いしたはいいけど、相手からの返信がなかなか来なくてモヤモヤ…。
「もしかして忘れられてる？」
「もう一度連絡したいけど、催促っぽくなるのはイヤだな…」
そんな風に悩むこと、よくあると思います。
でもね、ここで我慢しすぎてタイミングを逃すと、ビジネスの流れが止まってしまうこともあるんです。
だからこそ、相手に気を遣いながらも、自分の予定もきちんと進められるような“進捗確認のコツ”を持っておくことが大事なんです。
この記事では、催促っぽくならない、でもちゃんと伝わる「進捗確認メール」の考え方や、実際に使える文章例をご紹介していきます。
小学生でも読めるように、わかりやすく書いていきますので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
■「進捗確認＝失礼」はもう古い
まず最初にお伝えしたいのは、進捗確認をすること自体は、決して失礼なことではないということ。
むしろ、やりとりを止めたまま何も連絡しない方が、かえって失礼にあたることもあります。
実際、忙しい相手ほど、うっかり返信を忘れていることも多いんです。
「メール来てたのに見逃してた！」
「下書きしたまま送るの忘れてた！」
なんてことも、意外とよくあります。
だからこそ、こちらからやさしく確認することは、お互いのためになる行動なんです。
■進捗確認メールを送るときの“気づかいポイント”
とはいえ、「早くしてよ！」という雰囲気を出してしまうと、相手の気分を害してしまうかもしれません。
だからこそ、以下の3つのポイントを意識して書いてみましょう。
①確認の目的を明確にする
「進捗いかがですか？」だけだと、ちょっと漠然としすぎています。
「先日お願いした見積もりの件で、念のためご連絡させていただきました」といったように、“確認”であることを丁寧に伝えましょう。
②余裕のあるタイミングで送る
締切ギリギリになって「まだですか？」と連絡するのは、相手にプレッシャーをかけてしまいます。
理想は、期限の2〜3日前に確認すること。
「まだ間に合いますよ」とやさしく伝えられるタイミングがベストです。
③“行き違い”の可能性を含める
「もし行き違いでしたら失礼いたしました」と一言添えておくと、ぐっと柔らかい印象になります。
催促ではなく、あくまで確認だというニュアンスが伝わるんです。
■やってはいけない！NGな確認メールの例
たとえば、こんなメールは避けたいところです。
✖️ 件名：見積もりまだですか？
本文：
先週お願いした見積もり、まだ来てないんですけど。どうなってるんでしょうか？早くください。
このような書き方だと、完全に“催促”になってしまい、相手を責める印象になってしまいます。
■実際に使える！進捗確認メールの例文
それでは、実際に使える例文をご紹介しますね。
📩【例文①】はじめての進捗確認（まだ期日前）
件名：◯◯（案件名）のお見積もりについて進捗のご確認です
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇（あなたの名前）です。
先日ご依頼させていただいた、◯◯のお見積もりについて、念のためご連絡させていただきました。
ご多忙中と存じますが、現時点でのご状況をご共有いただけますと幸いです。
もしもすでにご送付済みで行き違いがありましたら、申し訳ございません。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
📩【例文②】一度連絡したが、まだ返信がない場合
件名：◯◯（案件名）の件、再度のご連絡です（進捗のご確認）
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇（あなたの名前）です。
先日（〇月〇日）にお送りした◯◯のお見積もりに関するご連絡について、まだご返信をいただいていないようでしたので、念のため再度ご連絡いたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のうえ、ざっくりとした状況でも構いませんのでご一報いただけますと幸いです。
もしも行き違いでしたら失礼いたしました。
どうぞよろしくお願いいたします。
📩【例文③】すでに期限を過ぎている場合
件名：◯◯（案件名）お見積もりの進捗についてご確認のお願い
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
〇〇（あなたの名前）です。
◯月◯日を目安にご依頼しておりました◯◯のお見積もりについて、現時点でまだご連絡が確認できておりませんので、状況をお伺いしたくご連絡差し上げました。
お忙しい中恐れ入りますが、進捗状況や今後の目安など、ご教示いただけますと幸いです。
もし行き違いで送信済みの場合には、大変申し訳ございません。
お手数おかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
■“返信をもらいやすくする”ひと工夫
進捗確認メールを送っても、相手が忙しすぎて読んで終わり、返信は後回し…なんてこともあります。
そこでおすすめなのが、「返信のハードルを下げる」一文を入れること。
✅たとえば、こんなふうに書いてみましょう。
「ざっくりとしたご状況だけでも教えていただけますと助かります」
「もし遅れる場合は、目安だけでもご共有いただければ大丈夫です」
こういったフレーズを入れると、相手も「全部揃ってなくても返していいんだ」と安心できますよね。
■相手との信頼関係を崩さないために
進捗確認は、ただの事務連絡ではありません。
“相手との関係を大事にしたい”という気持ちがにじむように書くことが大事です。
そして、返信が来たときには、必ず感謝を伝えることを忘れずに。
✉️たとえばこんな風に：
「ご返信ありがとうございます。ご対応いただき助かります」
「お忙しいところ、ご連絡いただき感謝いたします」
一つひとつのやりとりが、あなたの印象を作っていきます。
丁寧に、でも気軽に。
そんな“人柄”がにじむやりとりを心がけましょう。
■まとめ：やさしさはビジネスの強みになる
見積もりの返信が来ないと、不安になりますよね。
でも、そこで「どうなってるの？」と責めるのではなく、
やさしさと気配りを持って確認ができる人は、間違いなく信頼されます。
進捗確認は、催促ではなく“相手との関係を続けるための会話”だと考えてみてください。
あなたのやさしい一通が、相手にとっても「ありがたい」と思える確認になるはずです。
以上、今回は「催促にならない進捗確認のコツ」についてお届けしました。
ぜひ、次にメールを送るときに思い出してみてくださいね。
こんにちは、愛知県豊橋市を拠点として全国の中小企業の皆さんの、集客と販売促進のサポートを、デザイナーとコンサルタント両方の視点でサポートしている、販促工房の笹野です。