今年もゴールデンウィークが近づいてきました。
多くの企業や個人事業主の皆様がこの期間に休業を予定されていることでしょう。
しかし、その休業予定を顧客の皆様にきちんとお知らせしていますか？
今回は、休業告知の重要性とそのベストプラクティスについてご紹介します。
なぜ休業告知が重要なのか？
休業告知は単なる事務連絡ではなく、顧客との信頼関係を築くための重要なコミュニケーションです。
1. 顧客の期待値管理：事前に休業を知らせることで、顧客は自分のスケジュールを調整できます。突然の「お休みです」は顧客の不満を生み出す原因になります。
2. プロフェッショナリズムの表れ：計画的な経営と顧客への配慮は、ビジネスの信頼性を高めます。
3. トラブル防止：休業中の問い合わせや注文に対する誤解を防ぎ、復帰後のクレーム対応の手間を減らせます。
効果的な休業告知の方法
1. 複数のチャネルを活用する
– ウェブサイト：トップページに目立つお知らせを掲載
– SNS：各SNSアカウントでの告知投稿
– メールマガジン：定期配信に加えて、専用の告知メール
– 店頭・オフィス：物理的な告知ポスターの掲示
– 予約システム：予約不可日の設定と表示
2. 適切なタイミングで告知する
– 最低2週間前：顧客が計画を立てられる余裕を持った告知
– 1週間前：リマインダーとしての再告知
– 直前：最終確認としての告知
3. 必要な情報をわかりやすく伝える
– 休業期間：正確な日付と時間（開始日時と終了日時）
– 緊急時の連絡先：休業中でも対応できる緊急事態の連絡方法
– 休業中の代替サービス：自動応答システムやFAQページなど
– 再開後の対応：注文や問い合わせへの対応スケジュール
4. 顧客への配慮を示す
– 休業前の対応：可能な限り休業前に対応することを伝える
– 事前注文の案内：必要なものを事前に注文できる選択肢
– 再開のお楽しみ：再開後の特典やキャンペーンの予告
休業告知の具体例
以下に休業告知の具体的な文章例を記載させていただきます。
こちらを元に、ぜひ皆さまの休業告知に活用ください。
【GW休業のお知らせ】
平素より当社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
誠に勝手ながら、下記期間を休業とさせていただきます。
■休業期間
2025年4月29日(火)〜5月6日(火)
■休業中のお問い合わせについて
期間中にいただいたお問い合わせは、5月7日(水)以降順次対応いたします。
緊急のご用件は、emergency@example.com までご連絡ください。
■ご注文について
4月25日(金)15:00までのご注文は休業前に発送いたします。
それ以降のご注文は5月7日(水)以降の発送となります。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
まとめ
休業告知は単なる連絡事項ではなく、顧客サービスの一環です。
計画的かつ丁寧な告知は、顧客との信頼関係を強化し、ビジネスの印象を向上させます。
今年のGWも、しっかりとした休業告知で、顧客にも自分自身にも安心して休暇を過ごせる環境を作りましょう。
こんにちは、愛知県豊橋市を拠点として全国の中小企業の皆さんの、集客と販売促進のサポートを、デザイナーとコンサルタント両方の視点でサポートしている、販促工房の笹野です。