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「なんで伝わらない?」から卒業!指示が伝わる方法とは

販促軍師

こんにちは、愛知県豊橋市を拠点として全国の中小企業の皆さんの、集客と販売促進のサポートを、デザイナーとコンサルタント両方の視点でサポートしている、販促工房の笹野です。

ビジネスの場で「普通にしてください」とお願いしたこと、ありませんか?意外とこの一言が、すれ違いや誤解を生む原因になることが多いのです。というのも、「普通」とは、実は人によって解釈が異なるものだからです。

たとえば、目玉焼きに何をかけるか。しょうゆを使う人もいれば、ソースや塩、マヨネーズを選ぶ人もいます。味噌汁だって同じです。白味噌、赤味噌、ミックスと、それぞれの「普通」がありますよね。このように、「普通」の内容は千差万別で、指示をする側がそのことを理解しないと、意図した結果は得られません。

「普通の違い」を意識したコミュニケーション3つのポイント

そこで今回は、「普通の違い」を意識したコミュニケーションのポイントを3つご紹介します。この小さな意識が、ビジネスでの信頼関係を築き、効率的な仕事の進め方につながります。

ポイント1:具体的に指示する

「普通にしてください」や「適当にお願いします」といった曖昧な指示は、相手にとって何をすれば良いのかがわかりづらいものです。特に、仕事の場では「具体的な指示」が重要になります。

たとえば、デザインの依頼をする際に「かわいくしてください」という指示だけでは、受け取った側が困ることが多いです。あなたの「かわいい」と相手の「かわいい」にはギャップがあるかもしれないからです。ここで「オレンジ色を使って、柔らかい印象を持たせてください」といった具体的な指示に変えるだけで、イメージの共有がスムーズになります。オレンジといっても、濃いオレンジもあれば薄いオレンジもあります。さらに詳細な色合いまで指定すると、期待通りの結果が得やすくなります。

また、味噌汁を作る場合も同様です。「味噌汁を作ってください」では白味噌か赤味噌か、さらには具材までも判断が難しくなります。「白味噌で、豆腐とわかめを入れてください」と指示することで、相手が意図を理解しやすくなるのです。これが、ビジネスでの無駄を省き、効率的な仕事を進めるための第一歩です。

ポイント2:相手の「普通」を尊重する

自分にとって当たり前なことが、相手にとっても同じとは限りません。仕事を進める上で、相手の「普通」を尊重し、理解する姿勢を持つことが大切です。たとえば、あなたが「自然な感じで」と言ったとき、相手はどんなイメージを持つでしょうか?山や緑の自然を思い浮かべるかもしれませんし、シンプルで素朴な印象を指すかもしれません。人によってイメージが異なるため、「こんな風にしてください」と具体例を挙げるとより伝わりやすくなります。

たとえば、ある会議で「この部分をもっと柔らかく」と依頼されたとします。色合いや素材のイメージ、場合によっては使う言葉まで異なってくるでしょう。この時、「丸みを帯びたデザインにして」とか「暖色系の色合いにして」といった具体的なアドバイスをすると、相手もその指示に沿って進めやすくなります。

人はそれぞれ、自分の「普通」を持っています。その違いを理解し、互いに歩み寄ることで、コミュニケーションがスムーズに進みます。また、相手に質問し、イメージを確認する習慣をつけることで、誤解や齟齬が少なくなり、結果として信頼関係が築けます。

ポイント3:確認とフィードバックを徹底する

最後に、確認とフィードバックのプロセスを怠らないことが重要です。特に仕事の依頼や進行状況のチェックでは、途中での確認が齟齬を防ぐ鍵になります。「大丈夫だろう」と思って進めると、完成してからの修正が必要になり、結果的に時間とコストがかかることが少なくありません。

たとえば、プロジェクトの進行中に「ここまでで問題ないか確認させてください」と相手に尋ねることで、早い段階でのズレを修正できます。また、最終的な納品物や成果についても、相手のフィードバックを聞くことで次の仕事に活かせます。相手が「ここをもっとこうした方が良かった」といった要望を出してくれると、それが次回以降のクオリティ向上につながります。

また、フィードバックの際には、相手の意見を尊重し、「なるほど、そういう視点もあるのか」と受け入れる姿勢を持つことが大切です。もし意見が食い違った場合でも、「そんな意見もあるんですね」と一旦受け入れ、柔軟に対応することで、相手に安心感を与え、円滑な関係を築けます。

「なんで伝わらない?」から卒業!指示が伝わる方法とはのまとめ

「普通にしてください」といった曖昧な指示は、実はトラブルの元です。「普通」の定義は人それぞれ異なるため、ビジネスでは具体的に、そして確認を忘れずに進めることが大切です。具体的な指示を心がけ、相手の「普通」を尊重し、確認とフィードバックを徹底することで、誤解やすれ違いが少なくなり、よりスムーズで効率的なコミュニケーションが取れるでしょう。

この3つのポイントを意識することで、あなたのビジネスはさらに円滑に進み、信頼関係を築けるはずです。ビジネスにおいて成功するためには、こうした細やかな気配りが大切です。相手と歩調を合わせ、共に成長できる関係を築きましょう。

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